Exchange Online で共有メールボックスを作成する手順を紹介します。
Exchange Onlineで複数のユーザーからアクセス可能なメールボックス(メールアドレス)を用意することができます。アクセス可能なユーザを1ユーザーのみにすれば、別名のメールアドレスとしても利用可能です。一ユーザーで複数のメールアドレスを利用することができます。
共有メールボックスへのアクセスに利用するパスワードはユーザーのパスワードを利用するため、共有メールボックス用のメールを通常のユーザーのメールアドレスとしては利用できません。(パスワードがすべて共通で良いのであれば利用できますが、他のユーザーのメールにも自由にアクセスできてしまいます。)
ipentec.net のドメインで、emperor,king,small の3ユーザーがExchange Onlineのユーザーに作成されている場合、ユーザーのメールアドレスは下記になります。
| ユーザー名 | メールアドレス | パスワード |
|---|---|---|
| emperor | emperor@ipentec.net | 123456 |
| king | king@ipentec.net | abcdef |
| small | small@ipentec.net | ##$$%% |
faq@ipentec.net のメールアドレスを作成し、emperorとkingがアクセスできるようにしたい場合、faq@ipentec.net の共有メールボックスを作成します。
| 共有メールボックス | メンバー |
|---|---|
| faq@ipentec.net | emperor,king |
emperor,kingは faq@ipentec.net のメールボックスにもアクセスできます。パスワードはそれぞれ自分のパスワードを利用するため、emperorは"123456",kingは"abcdef"のパスワードを利用します。
ライセンスを人数分用意したくないという理由で
| ユーザー名 | メールアドレス | パスワード |
|---|---|---|
| penguin | penguin@ipentec.net | 123456 |
| 共有メールボックス | メンバー |
|---|---|
| emperor@ipentec.net | penguin |
| king@ipentec.net | penguin |
| small@ipentec.net | penguin |
の共有メールボックスを作成し、それぞれのユーザーが利用するという使い方もできますが、すべてのメールボックスのパスワードは"123456"のため、全員が全員のメールを読めてしまいます。
逆に1ユーザーしかいないのであれば、一人のユーザーで複数のメールアドレスを持つことができます。
Microsoft 365にログインし、Microsoft 365 管理センターの画面を表示します。
左側のメニューの[チームとグループ]の項目をクリックして展開し、[共有メールボックス]の項目をクリックします。
共有メールボックスの画面が表示されます。
右側のエリアの[+共有メールボックスを追加]のボタンをクリックします。
ウィンドウの右側に[共有メールボックスを追加]のスライドインダイアログが表示されます。
[名前]のテキストボックスに共有メールボックスの名前を入力します。[メール]のテキストボックスに共有メールボックスのメールアドレスを入力します。
[ドメイン]のドロップダウンリストボックスで共有メールボックスのドメインを選択します。
設定ができたらダイアログ左下の[変更を保存]ボタンをクリックします。
共有メールボックスの追加処理が実行されます。
共有メールボックスが作成できると下図のメッセージが表示されます。
[次の手順]の[共有メールボックスにメンバーを追加する]のリンクをクリックします。
[共有メールボックスのメンバー]の画面に切り替わります。共有メールボックスを作成した直後のため、
メンバーはまだ設定されていない状態です。ダイアログ上部の[+メンバーの追加]ボタンをクリックします。
共有メールボックスに追加できるメンバーの一覧が表示されます。
共有メールボックスに追加するメンバーの左側のチェックボックスをクリックしてチェックをつけます。
設定ができたらダイアログ左下の[Add]ボタンをクリックします。
メンバーの追加処理が実行されます。
共有メールボックスにメンバーが追加できました。
共有メールボックスの画面にも作成したメールボックスが表示されています。
以上で共有メールボックスの作成は完了です。
共有メールボックスにアクセスできるか確認します。Outlook でExchange Server接続(MAPI接続)を利用している場合は、共有メールボックスが自動で追加されます。POP,IMAPを利用している場合は、IDに共有メールボックスのメールアドレス、パスワードにユーザーのパスワードを設定してPOP、IMAPサーバーにアクセスします。
ユーザーが
| ユーザー名 | メールアドレス | パスワード |
|---|---|---|
| emperor | emperor@ipentec.net | 123456 |
| 共有メールボックス | メンバー |
|---|---|
| faq@ipentec.net | emperor |
の場合、共有メールボックスへのPOP,IMAPでのアクセスは下記になります。
SMTP認証の情報は下記になります。
